Księgowość, rachunki i podatki

Faktury elektroniczne są dopuszczone do ogólnego wystawiania dzięki rozporządzeniu ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku, dotyczącego wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, czyli tak zwanych e- faktur. To samo rozporządzenie reguluje również ważność tego dokumentu w postaci elektronicznej i w formie tradycyjnej czyli papierowej. Daje to przedsiębiorcom dużo większą swobodę i możliwość bezproblemowego przeprowadzania transakcji nawet jeśli kontrahentów dzieli bardzo duża odległość. Read the rest of this entry »

Jeśli uważasz, że bez problemu poradzisz sobie z problemami z urzędnikami skarbowymi, to bardzo się mylisz. Urzędnik, tak jak i każdy z nas musi codziennie wywiązywać się ze swoich obowiązków. Nie można pracować byle jak. Każdy przedsiębiorca musi doskonale wiedzieć, jakie prawa posiada, ale i również jakie obowiązki ma wobec innych przedsiębiorców i instytucji państwowych. Urzędnicy skarbowi muszą skrupulatnie przeprowadzić wszelkie kontrole, które zostały zlecone im przez zwierzchników. Tego rodzaju kontrole obejmują nie tylko program do faktur, ale i również same działania przedsiębiorcy. Każda kontrola musi być zapowiedziana przynajmniej na siedem dni przed jej rozpoczęciem. W innym wypadku kontrola jest zupełnie nieważna. Przedsiębiorca może złożyć odwołanie od decyzji kontrolnej. Oczywiście kontrola będzie ponowiona w innym terminie. Przedsiębiorca również ma prawo skontrolować dane osobowe i legitymację swojego kontrolera. Jeśli cokolwiek się w danych nie zgadza, to wtedy przedsiębiorca wcale nie musi zgadzać się na kontrolę i nie musi wpuszczać kontrolera na teren swojego zakładu przemysłowego. Środki trwałe również podlegają kontroli skarbowej. Chodzi o to, czy wszystkie zakupione rzeczy jako środki trwałe znajdują się w firmie i czy nie są wykorzystywane do celów prywatnych. Warto przy tym jeszcze zwrócić uwagę na zakupione komputery, laptopy, telefony komórkowe i wiele innych.  Czasami zdarza się, że nie przechowujemy ich w firmie, magazynie, albo i też w innym miejscu należącym do przedsiębiorcy. Wtedy niestety możemy mieć niejakie kłopoty.

Wszystko teraz krąży wokół pieniędzy. Rozwijanie, modernizacja, nowe pomysły i zyski. Jest tyle pism w sprawie płatności, że to po prostu w głowie się nie mieści. Zaczęły się budowy, modernizacja naszego kraju a co za tym idzie również mnóstwo papierków. Dlatego powstał wygodny program do faktur. To, co jest zapisane w komputerze na pliku zajmuję jednak mniej miejsca niż gdyby leżało w teczkach czy segregatorach.  Na szczęście program do faktur wiele rzeczy załatwia za nas, a co najważniejsze darmowy program do faktur może posiadać każdy i to w bardzo prosty sposób. Program do faktur zrobił na pewno furorę w swojej branży i sporo osób od razu go zainstalowało i od pierwszych dnia korzystania jest z niego bardzo zadowolona. Również wystarczy to odpowiednio podpisać i nie ma problemu z odszukaniem. Wszystko za pomocą komputera. Internet jest również istotny. Można przyjmować faktury online, czyli wysyłane przez sieć. Czyż to nie super sprawa? Czego chcieć więcej? Można jeszcze jakoś sobie pomóc? Poczekajmy jeszcze kilka lat, świat nauki zaskoczy nas jeszcze nie jeden raz. Niedługo nie będzie potrzeby wychodzenia z domu. Program do wystawiania faktur ułatwia pracę i umożliwia szybsze się z nią uporanie, co w dzisiejszych czasach jest niezwykle istotne i ważne. Jeśli więc jesteś osobą, która wystawia faktury koniecznie zaopatrz się w jakiś program do wystawiania faktur. Pamiętajmy, iż poprzez takie programy nie mamy potrzeby wpisywania wszystkiego własnoręcznie, tylko sporo rzeczy wykonuje za nas właśnie ten darmowy program do faktur.

Co to jest zwolnienie podmiotowe? Otóż jest to rodzaj zwolnienia, który dotyczy tych podatników, którzy wartością swojej sprzedaży (towarów, eksportu, usług) nie przekroczyli limitu wynoszącego 10 tysięcy EUR (przeliczenia należy dokonywać za pomocą średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego miesiąca października). Kwota ta (już zmiany waluty) jest podawana przez Ministerstwo Finansów drogą rozporządzenia. Należy pamiętać, że ze zwolnienia nie może korzystać taki podatnik, który w ciągu 3 lat utracił prawo do zwolnienia bądź dobrowolnie z tego prawa zrezygnował.
Również osoby, które dopiero rozpoczynają działalność mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego jeśli przewidują one, że wartość sprzedaży ich towarów nie przekroczy (proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności) kwoty 10 tysięcy euro ustalanej w sposób opisany powyżej.
Jeśli dany podatnik będzie chciał zrezygnować z takiego zwolnienia musi pamiętać o powiadomieniu o tym odpowiedniego urzędu skarbowego właściwego dla siedziby firmy zanim dokona czynności, która powinna zostać opodatkowana podatkiem VAT.
Pamiętajmy również, iż zwolnienie podmiotowe nie może zostać zastosowane w stosunku do zakładów osoby prawnej, która wykonuje czynności, które są opodatkowane i samodzielnie sporządza bilans, do importu usług lub towarów oraz tych podatników, którzy świadczą usługi prawnicze dotyczące rzeczoznawstwa, doradztwa bądź jubilerów oraz tych którzy sprzedają wyroby akcyzowe (z pewnymi wyjątkami) lub wyroby z metali szlachetnych.

Jeśli poddałeś analizie segment oprogramowania księgowego dla firm to wiesz, że nie są to najtańsze programy a zwłaszcza jeśli myślimy o kompleksowym wyposażeniu naszego przedsiębiorstwa to koszty mogą wydawać nam się sporawe. Szczególnie koszty mogą rosnąć w naszych oczach gdy zauważymy, że istnieją darmowe lub dużo tańsze alternatywy programów, które nasza księgowa zakupić. Teoretycznie niewiele się różnią- mają podobne funkcje a nawet jeśli czegoś brakuje w tańszych odpowiednikach to można to wykonać na papierze. Tak myślimy lecz często jest to wyobrażenie dalekie od prawdy. Sam kiedyś pracowałem w firmie, w której miałem trochę do powiedzenia jeśli chodzi o zakupy jakich dokonywaliśmy i kiedy doszło do kupna oprogramowania księgowego szef robił nam wyrzuty- jak można tyle wydać na coś co nie przynosi bezpośredniego zysku a księgowa i tak może zrobić wszystko na papierze. Po zakupie oprogramowania i małemu wewnętrzne przeszkoleniu większość dokumentacji była w stanie wykonywać osoba, która z księgowością nie miała wiele wspólnego- co skutkowało tym, że można było zrezygnować z etatu księgowej (na marginesie- księgowa pozostała). W każdym razie oprogramowanie od droższego producenta mimo swojej ceny często jest warte zainteresowania- pamiętajmy, że taki producent często oferuje telefoniczne wsparcie, dostarcza aktualizacje i dba o rozwój swojej aplikacji czego nie można z pewnością powiedzieć o darmowych odpowiednikach, które mogą nigdy nie doczekać się aktualizacji lub zawierać błędy, które nigdy nie zostaną załatane.

Czym powinniśmy się kierować wybierając serwis, który pomoże nam obsłużyć naszą rachunkowość? Oczywistymi elementami będą funkcje serwisu, jego cena, opinie, stabilność itp. Nie wolno jednak zapominać o sytuacjach, w których nie wszystko pójdzie dobrze- może się zdarzyć sytuacja gdy nie będziemy mogli wygenerować danego dokumentu lub po prostu nie będziemy potrafili poradzić sobie z jakimś zadaniem, którego wymaga od nas sporządzana akurat dokumentacja. W takiej chwili ważnym elementem jest wsparcie ze strony serwisu. Co to oznacza? Przede wszystkim serwis taki powinien mieć rozbudowany dział pomocy- tak aby można było samemu dotrzeć do rozwiązania nurtującego nas problemu. Następnym elementem jest tzw pomoc techniczna, która dotyczyć będzie nie tyle pytań w stylu „do jakiej rubryki wstawić dany koszt?” ale sytuacji gdy oprogramowanie będzie odmawiało współpracy bądź nie pracowało tak jak powinno. Oprócz tego najlepsze serwisy oferują jeszcze pomoc księgową- co oznacza po prostu dyżurującego księgowego bądź inną osobę np. doradcę podatkowego, do którego można zadzwonić i omówić dany problem.
Warto też zwrócić uwagę jak działa pomoc- czy jest to pomoc jedynie poprzez e-mail czy też w rachubę wchodzi również telefon? Jakie są godziny dyżuru technicznego (są serwisy gdzie serwis techniczny jest dostępny teoretycznie 24h/dobę)? To wszystko to aspekty które warto wziąć pod uwagę podczas wyboru właściwego dla nas serwisu rachunkowości online.

Jeśli rozwijamy naszego przedsiębiorstwo do wysokiego poziomu to szybko może okazać się ilość dokumentacji znacznie przekracza możliwości pojedynczego człowieka- a zwłaszcza wtedy gdy tym człowiekiem jest sam przedsiębiorca oszczędzający na księgowym. Takie sytuacje mogą doprowadzić do spowolnienia przepływu dokumentów w firmie i na zewnątrz co skutkuje zwolnieniem przepływu zleceń a w końcu utratą tychże zleceń na szkodę firmy. Co się więc okazuje? Iluzoryczna oszczędność spowodowała straty większe niż moglibyśmy się spodziewać- nawet w mikro firmach warto jest czasami zainwestować trochę pieniędzy a potem wyciągnąć z tego profity. Jeśli nie chcemy korzystać z usług biura rachunkowego to musimy zdecydować się na przyjęcie osoby księgującej lub tworzenie działu księgowości. Na początku zdecydowanie lepszym wyjściem, zwłaszcza że rzadko zdarza się taki nawał dokumentacji żeby od razu trzeba było zatrudniać cały sztab księgowych, jest zatrudnienie jednej ale doświadczonej osoby, która, docelowo, poprowadzi nasz dział księgowości. Patrząc przyszłościowo musimy zatrudniać ewentualnych pomocników księgowej pod kątem ich przydatności w terminach odległych ale pamiętajmy aby zachować rozsądek- pracownik tak czy inaczej może odejść do innej pracy a ktoś kto na początku nie radzi sobie z rachunkowością za parę lat może być już specjalistą od tych spraw. Aby zapewnić sobie dobrą kadrę pracowniczą należy również przeprowadzać szkolenia np. z programów księgowych, aktualizacji prawa polskiego itp. Dobrze wyszkolony pracownik to skarb dla firmy.

Jeśli zdecydowaliśmy, że w naszym przedsiębiorstwie dokumenty księgowe takie jak faktury będą wystawiane, archiwizowane itp. przy pomocy aplikacji do faktur online to musimy wiedzieć na czym polega korzystanie z tego typu rozwiązania.
Serwisów oferujacych rachunkowośc online jest bardzo dużo, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę frazę „faktura online” a szybko okaże się, że nawet nie jesteśmy w stanie optymalnie sprawdzić wszystkich rozwiązań, które oferuje nam sieć. Należy zatem skupić się na tych najbardziej znanych serwisach- z najlepszą opinią.
Zazwyczaj można założyć w takim serwisie konto testowe co jest bardzo dobrą okazją do wypróbowania funkcji danej aplikacji. Takie konto testowe ma zazwyczaj albo krótką ważność albo też nie możemy wystawiać takich dokumentów jakie byśmy chcieli- możemy tylko próbnie je obejrzeć. Aby otrzymać dostęp do wszystkich możliwości oprogramowania musimy opłacić odpowiedni abonament. Wysokość abonamentu jest zróżnicowana na podstawie tego jaki serwis wybierzemy oraz na jakie pakiety opcje zdecydujemy się w obrębie samego serwisu (część aplikacji oferuje takie pakiety). Warto jest zastanowić się, których modułów faktycznie będziemy używać, a z których możemy spokojnie zrezygnować aby obniżyć koszt abonamentu.
W zależności od serwisu, który wybierzemy oraz wspomnianych opcji, na które się zdecydujemy opłata miesięczna zwykle będzie wynosić od 30 zł do 80 zł. Nie jest to więc szczególnie duża opłata zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę koszty obsługi przez biuro rachunkowe lub księgową.

Czy w ogóle rachunkowość online może mieć przewagę nad tradycyjną rachunkowością? To zależy jakie są nasze potrzeby. Jak wiadomo posiadanie zaplecza księgowego wiąże się z kosztami związanymi z utrzymaniem stanowisk, pracowników itp. Jest zrozumiałe, że decydują się na takie rozwiązanie duże firmy- trudno oczekiwać żeby szef dużego przedsiębiorstwa prowadził zaawansowaną rachunkowość. W takim momencie zatrudnienie księgowych jest uzasadnione. Jednak jest wiele firm, które nie mają potrzeby wystawiana tak skomplikowanej dokumentacji jak w przypadku jednostek zatrudniających wiele pracowników lub w spółkach. Wiele takich „mniejszych biznesów” decyduje się na zdjęcie z siebie przymusu prowadzenia księgowości i przekazuje ten obowiązek do biura rachunkowego. Wiąże się to z opłatami rzecz jasna a w mikro firmach zwykle pieniądz nie przelewa się więc te np. 300 zł miesięcznie mogłoby być przeznaczone na inny cel- ZUS bądź premie pracownika (ogólnie-spożytkowane). Jak zatem załatwić sprawę prowadzenia księgowości we własnej firmie? Obecnie bardzo popularnym sposobem stosowanym przez osoby prowadzące własną działalność jest samodzielne sporządzanie księgowości z pomocą serwisów rachunkowych online (czyli swoistych biur rachunkowości online). Opłata w takim serwisie jest dużo mniejsza niż nawet najtańsze biuro rachunkowe i nie zależy od ilości wystawionych dokumentów. Istnieją również możliwości przesyłania druków do odpowiednich urzędów np. deklaracji VAT, VAT-R. Można również prowadzić w takim serwisie własną księgę przychodów i rozchodów.

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje księgowości. Nawet te mikro firmy, w których jest tylko jedna osoba również prowadzą księgowość (w takim wypadku dokumentami zajmuje się często firma zewnętrzna bądź sam przedsiębiorca). Mamy swobodny wybór w jaki sposób chcemy prowadzić księgowość- tylko od nas zależy czy będziemy robić to sami czy też zlecimy komuś zajmowanie się naszą dokumentacją. Prawo nie reguluje tej kwestii zatem wybór należy do nas. Jednakże jeśli zdecydujemy się na prowadzenie naszej księgowości przez obcą firmę warto sprawdzić i przeanalizować kilka spraw. Z marcem tego roku w życie weszła nowelizacja ustawy o VAT, której zapisy dotyczyły przedstawicielstwa podatkowego a konkretnie warunków jakie muszą zostać spełnione aby dane przedstawicielstwo podatkowe było legalne. Warunki te zostały uproszczone. Otóż aby możliwe było przedstawicielstwo dany podmiot musi mieć określone ustawą uprawnienia, być zarejestrowanym jak podatnik VAT i nie może zalegać z podatkiem. W zakresie osób fizycznych stosowana jest jeszcze jedna zasada- mianowicie nie można zostać prawomocnie skazanym za przestępstwo skarbowe w przeciągu dwóch lat.
Kolejną innowacją oraz udogodnieniem jest fakt wprowadzenia w nowelizacji przepisów dotyczących agencji celnych, które umożliwiają takim agencjom pełnienie funkcji przedstawicielstwa podatkowego przy czym nie muszą one posiadać uprawnień do takiego przedstawicielstwa. Jednakże możliwe to będzie tylko wtedy gdy dany podatnik, który wynajmuje agencję importuje jedynie towary, który mają trafić na teren Unii (oprócz Polski) oraz spełnia dodatkowe warunki.