Księgowość, rachunki i podatki

Archive for the ‘rachunkowość’ Category

Co to jest zwolnienie podmiotowe? Otóż jest to rodzaj zwolnienia, który dotyczy tych podatników, którzy wartością swojej sprzedaży (towarów, eksportu, usług) nie przekroczyli limitu wynoszącego 10 tysięcy EUR (przeliczenia należy dokonywać za pomocą średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego miesiąca października). Kwota ta (już zmiany waluty) jest podawana przez Ministerstwo Finansów drogą rozporządzenia. Należy pamiętać, że ze zwolnienia nie może korzystać taki podatnik, który w ciągu 3 lat utracił prawo do zwolnienia bądź dobrowolnie z tego prawa zrezygnował.
Również osoby, które dopiero rozpoczynają działalność mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego jeśli przewidują one, że wartość sprzedaży ich towarów nie przekroczy (proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności) kwoty 10 tysięcy euro ustalanej w sposób opisany powyżej.
Jeśli dany podatnik będzie chciał zrezygnować z takiego zwolnienia musi pamiętać o powiadomieniu o tym odpowiedniego urzędu skarbowego właściwego dla siedziby firmy zanim dokona czynności, która powinna zostać opodatkowana podatkiem VAT.
Pamiętajmy również, iż zwolnienie podmiotowe nie może zostać zastosowane w stosunku do zakładów osoby prawnej, która wykonuje czynności, które są opodatkowane i samodzielnie sporządza bilans, do importu usług lub towarów oraz tych podatników, którzy świadczą usługi prawnicze dotyczące rzeczoznawstwa, doradztwa bądź jubilerów oraz tych którzy sprzedają wyroby akcyzowe (z pewnymi wyjątkami) lub wyroby z metali szlachetnych.

Czym powinniśmy się kierować wybierając serwis, który pomoże nam obsłużyć naszą rachunkowość? Oczywistymi elementami będą funkcje serwisu, jego cena, opinie, stabilność itp. Nie wolno jednak zapominać o sytuacjach, w których nie wszystko pójdzie dobrze- może się zdarzyć sytuacja gdy nie będziemy mogli wygenerować danego dokumentu lub po prostu nie będziemy potrafili poradzić sobie z jakimś zadaniem, którego wymaga od nas sporządzana akurat dokumentacja. W takiej chwili ważnym elementem jest wsparcie ze strony serwisu. Co to oznacza? Przede wszystkim serwis taki powinien mieć rozbudowany dział pomocy- tak aby można było samemu dotrzeć do rozwiązania nurtującego nas problemu. Następnym elementem jest tzw pomoc techniczna, która dotyczyć będzie nie tyle pytań w stylu „do jakiej rubryki wstawić dany koszt?” ale sytuacji gdy oprogramowanie będzie odmawiało współpracy bądź nie pracowało tak jak powinno. Oprócz tego najlepsze serwisy oferują jeszcze pomoc księgową- co oznacza po prostu dyżurującego księgowego bądź inną osobę np. doradcę podatkowego, do którego można zadzwonić i omówić dany problem.
Warto też zwrócić uwagę jak działa pomoc- czy jest to pomoc jedynie poprzez e-mail czy też w rachubę wchodzi również telefon? Jakie są godziny dyżuru technicznego (są serwisy gdzie serwis techniczny jest dostępny teoretycznie 24h/dobę)? To wszystko to aspekty które warto wziąć pod uwagę podczas wyboru właściwego dla nas serwisu rachunkowości online.

Jeśli zdecydowaliśmy, że w naszym przedsiębiorstwie dokumenty księgowe takie jak faktury będą wystawiane, archiwizowane itp. przy pomocy aplikacji do faktur online to musimy wiedzieć na czym polega korzystanie z tego typu rozwiązania.
Serwisów oferujacych rachunkowośc online jest bardzo dużo, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę frazę „faktura online” a szybko okaże się, że nawet nie jesteśmy w stanie optymalnie sprawdzić wszystkich rozwiązań, które oferuje nam sieć. Należy zatem skupić się na tych najbardziej znanych serwisach- z najlepszą opinią.
Zazwyczaj można założyć w takim serwisie konto testowe co jest bardzo dobrą okazją do wypróbowania funkcji danej aplikacji. Takie konto testowe ma zazwyczaj albo krótką ważność albo też nie możemy wystawiać takich dokumentów jakie byśmy chcieli- możemy tylko próbnie je obejrzeć. Aby otrzymać dostęp do wszystkich możliwości oprogramowania musimy opłacić odpowiedni abonament. Wysokość abonamentu jest zróżnicowana na podstawie tego jaki serwis wybierzemy oraz na jakie pakiety opcje zdecydujemy się w obrębie samego serwisu (część aplikacji oferuje takie pakiety). Warto jest zastanowić się, których modułów faktycznie będziemy używać, a z których możemy spokojnie zrezygnować aby obniżyć koszt abonamentu.
W zależności od serwisu, który wybierzemy oraz wspomnianych opcji, na które się zdecydujemy opłata miesięczna zwykle będzie wynosić od 30 zł do 80 zł. Nie jest to więc szczególnie duża opłata zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę koszty obsługi przez biuro rachunkowe lub księgową.

Czy w ogóle rachunkowość online może mieć przewagę nad tradycyjną rachunkowością? To zależy jakie są nasze potrzeby. Jak wiadomo posiadanie zaplecza księgowego wiąże się z kosztami związanymi z utrzymaniem stanowisk, pracowników itp. Jest zrozumiałe, że decydują się na takie rozwiązanie duże firmy- trudno oczekiwać żeby szef dużego przedsiębiorstwa prowadził zaawansowaną rachunkowość. W takim momencie zatrudnienie księgowych jest uzasadnione. Jednak jest wiele firm, które nie mają potrzeby wystawiana tak skomplikowanej dokumentacji jak w przypadku jednostek zatrudniających wiele pracowników lub w spółkach. Wiele takich „mniejszych biznesów” decyduje się na zdjęcie z siebie przymusu prowadzenia księgowości i przekazuje ten obowiązek do biura rachunkowego. Wiąże się to z opłatami rzecz jasna a w mikro firmach zwykle pieniądz nie przelewa się więc te np. 300 zł miesięcznie mogłoby być przeznaczone na inny cel- ZUS bądź premie pracownika (ogólnie-spożytkowane). Jak zatem załatwić sprawę prowadzenia księgowości we własnej firmie? Obecnie bardzo popularnym sposobem stosowanym przez osoby prowadzące własną działalność jest samodzielne sporządzanie księgowości z pomocą serwisów rachunkowych online (czyli swoistych biur rachunkowości online). Opłata w takim serwisie jest dużo mniejsza niż nawet najtańsze biuro rachunkowe i nie zależy od ilości wystawionych dokumentów. Istnieją również możliwości przesyłania druków do odpowiednich urzędów np. deklaracji VAT, VAT-R. Można również prowadzić w takim serwisie własną księgę przychodów i rozchodów.

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje księgowości. Nawet te mikro firmy, w których jest tylko jedna osoba również prowadzą księgowość (w takim wypadku dokumentami zajmuje się często firma zewnętrzna bądź sam przedsiębiorca). Mamy swobodny wybór w jaki sposób chcemy prowadzić księgowość- tylko od nas zależy czy będziemy robić to sami czy też zlecimy komuś zajmowanie się naszą dokumentacją. Prawo nie reguluje tej kwestii zatem wybór należy do nas. Jednakże jeśli zdecydujemy się na prowadzenie naszej księgowości przez obcą firmę warto sprawdzić i przeanalizować kilka spraw. Z marcem tego roku w życie weszła nowelizacja ustawy o VAT, której zapisy dotyczyły przedstawicielstwa podatkowego a konkretnie warunków jakie muszą zostać spełnione aby dane przedstawicielstwo podatkowe było legalne. Warunki te zostały uproszczone. Otóż aby możliwe było przedstawicielstwo dany podmiot musi mieć określone ustawą uprawnienia, być zarejestrowanym jak podatnik VAT i nie może zalegać z podatkiem. W zakresie osób fizycznych stosowana jest jeszcze jedna zasada- mianowicie nie można zostać prawomocnie skazanym za przestępstwo skarbowe w przeciągu dwóch lat.
Kolejną innowacją oraz udogodnieniem jest fakt wprowadzenia w nowelizacji przepisów dotyczących agencji celnych, które umożliwiają takim agencjom pełnienie funkcji przedstawicielstwa podatkowego przy czym nie muszą one posiadać uprawnień do takiego przedstawicielstwa. Jednakże możliwe to będzie tylko wtedy gdy dany podatnik, który wynajmuje agencję importuje jedynie towary, który mają trafić na teren Unii (oprócz Polski) oraz spełnia dodatkowe warunki.

Jeśli zdecydowałeś się otworzyć własną działalność gospodarczą samodzielnie to musisz być przygotowany na to, że przez jakiś czas (może bardzo długi) będziesz jedyną osobą odpowiedzialną za całokształt swojego mikroprzedsiębiorstwa. Oznacza to, że oprócz kontaktów z klientami, wykonywaniem projektów itp. będziesz musiał się zająć (i jest to bardzo istotny segment poprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa) księgowością.
Na początku nikt nie czuje się na siłach żeby podjąć się księgowości (chyba, że ma już jakieś doświadczenie lub wie, że nie jest to takie straszne). Znaczna część właścicieli małych firm zleca wykonywanie swojej księgowości firmom zewnętrznym (tzn. obsługa faktur, deklaracji, prowadzenie podatkowej księgi przychodów  i rozchodów itd.) czyli biuro rachunkowym. To tłumaczy wyrastanie takich firm jak grzyby po deszczu- proponuję wpisać w wyszukiwarkę frazę biuro rachunkowe i swoje miasto. Nawet w przypadku mojego średniej wielkości miasta wyników jest naprawdę dużo. Pamiętajmy również, że naszą księgowość może prowadzić za nas również pojedyncza osoba z uprawnieniami- doradca podatkowy lub biegły rewident. Natomiast prowadzenie księgowości przez osobę bez uprawnień (np. znajomego) jest nielegalne z punktu widzenia prawa.
W przypadku małej działalności znacznie bardziej opłacalną formą prowadzenia księgowości jest samodzielne księgowanie przy pomocy odpowiedniego oprogramowania np. programu do faktur bądź serwisu księgowości online.

W przypadku zdecydowania się na powierzenie prowadzenia swojej księgowości przez zewnętrzną firmę lub osobę jest kilka rzeczy, które należy sprawdzić i dopełnić aby w przyszłości nie mieć problemów podczas kontroli urzędu skarbowego. Przede wszystkim zanim podpiszesz umowę o prowadzeniu księgowości sprawdź czy dana osoba posiada uprawnienia odpowiednie do planowanego zadania. Nie zawsze warto zwracać uwagę na cenę, lepiej już dowiedzieć się jaką opinię posiada taka jednostka u swoich klientów (zwłaszcza byłych). Należy pamiętać, że konieczne jest zawiadomienie naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego właściwego dla siedziby naszego przedsiębiorstwa. Takie zawiadomienie musi być złożone w pisemnej formie- na jego sporządzenie mamy 7 dni od dnia zawarcia umowy o prowadzeniu księgowości. W zawiadomieniu takim musimy zawrzeć informacje o nazwie i dokładnym adresie jednostki, która będzie prowadziła nasza dokumentację oraz, co ważne, fizyczne miejsce przechowywania księgi przychodów i rozchodów. Ponadto musimy wypełnić formularz NIP-1 (lub aktualizacyjny), który dotyczy tego samego co nasze pisemne zawiadomienie- nie jest precyzyjnie określone czy zamiast powiadomienia  wystarczy złożyć formularz NIP-1. Oprócz tego musimy rozpocząć w miejscu sprzedaży naszych towarów ewidencję sprzedaży (tj. o ile w naszym przypadku występuje taki obowiązek- takiej potrzeby nie ma np. w wypadku kasy rejestrującej).
Pamiętajmy by wszelkie zmiany dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej przedstawiać urzędowi skarbowemu.

Na czym polega w ogólnym ujęciu odliczanie podatku naliczonego? Otóż wg regulacji prawnych podatnik może odliczać ten podatek naliczony, który został zapłacony w cenie towarów lub usług, które zostały nabyte mając na celu wykonywanie działań ściśle związanych z działalnością gospodarczą. Taki podatek można odliczyć wtedy gdy dane towary bądź usługi które zostały nabyte podlegają opodatkowaniu. Moment, w którym powstaje możliwość odliczenia podatku ustala się na moment otrzymania faktury od danego kontrahenta. Kiedy dokładnie można odliczyć podatek? Ustawa o VAT przewiduje pewne wyjątki od ogólnej zasady- chodzi o wypadki gdy możliwość odliczenia VAT pojawia się w miesiącu wskazanym jako miesiąc płatności na fakturze. Zaliczyć do takich wyjątków możemy fakturę za media. Jeśli dany przedsiębiorca nie odliczy podatku VAT w miesiącu wskazanym jako miesiąc płatności na fakturze to ma jeszcze dwa miesiące na dokonanie tej czynności- po przekroczeniu tego terminu nie już możliwości odliczenia podatku naliczonego z danej faktury. Podobnie sprawa ma się gdy mamy bierzemy pod uwagę tzw. małego podatnika VAT (czyli przedsiębiorcę, który wystawia faktury oznaczony VAT-MP). Wynika to z innej metody rozliczania się takiego przedsiębiorcy- nabywa on prawo do odliczenia sobie podatku naliczonego dopiero za miesiąc, w którym dokonano zapłaty należności bądź części tej należności (można wtedy odliczyć jedynie podatek za tę część). Jeśli natomiast faktura VAT-MP nie zostanie opłacona w terminie to podatek może zostać odliczony dopiero po 3 miesiącach od dnia, w którym została wykonana dana usługa bądź też przekazany dany towar.

Jeśli prowadzimy działalność, której podstawowymi klientami są konsumenci zwykli czy np. przechodnie często zdarza się że nie zabierają oni paragonów. Jeśli klient nie zabrał paragonu z własnej decyzji to nic się nie stało ale jeśli z naszej strony dojdzie do zaniedbania w wystawieniu takiego paragonu możemy mieć problemy podczas kontroli urzędu. To wydawałoby się błahy przykład tego jak można sprowokować kontrolę organu podatkowego ale bardzo często- potwierdzeniem niech będzie akcja urzędów skarbowych pod nazwą „Weź paragon” która rozpocznie się w czerwcu a jej celem będzie kontrolowanie głównie sklepikarzy i restauratorów. Nie wydanie paragonu to błąd ewidencjonowania sprzedaży. Oczywiście inspektorzy skarbowi nie prowadzą kontroli jedynie w ramach większych akcji- celem takiej inspekcji możemy się stać przez cały rok, np. po anonimowym donosie, których jest w skarbówce bardzo dużo.
Urzędnicy twierdzą że głównym celem podobnych akcji jest edukacja zarówno konsumentów jak i przedsiębiorców a mandaty wystawione za nieprawidłowe ewidencjonowanie nie są najważniejsze. Być może tak, jednakże suma mandatów wystawionych w poprzedniej edycji akcji „Weź paragon” jest również całkiem pokaźna (jest to ponad 3 miliony złotych przy czym wysokość jednego mandatu może wynieść od 138 zł do 2772 zł). Wystawionych mandatów zostało ok. 13 tysięcy zatem łatwo wyliczyć, że średni mandat to 230 zł- nie jest to zatem duża kwota ale może i tego wydatku uniknąć prowadząc rzetelnie ewidencję sprzedaży.