Księgowość, rachunki i podatki

Posts Tagged ‘nowości’

Jeśli poddałeś analizie segment oprogramowania księgowego dla firm to wiesz, że nie są to najtańsze programy a zwłaszcza jeśli myślimy o kompleksowym wyposażeniu naszego przedsiębiorstwa to koszty mogą wydawać nam się sporawe. Szczególnie koszty mogą rosnąć w naszych oczach gdy zauważymy, że istnieją darmowe lub dużo tańsze alternatywy programów, które nasza księgowa zakupić. Teoretycznie niewiele się różnią- mają podobne funkcje a nawet jeśli czegoś brakuje w tańszych odpowiednikach to można to wykonać na papierze. Tak myślimy lecz często jest to wyobrażenie dalekie od prawdy. Sam kiedyś pracowałem w firmie, w której miałem trochę do powiedzenia jeśli chodzi o zakupy jakich dokonywaliśmy i kiedy doszło do kupna oprogramowania księgowego szef robił nam wyrzuty- jak można tyle wydać na coś co nie przynosi bezpośredniego zysku a księgowa i tak może zrobić wszystko na papierze. Po zakupie oprogramowania i małemu wewnętrzne przeszkoleniu większość dokumentacji była w stanie wykonywać osoba, która z księgowością nie miała wiele wspólnego- co skutkowało tym, że można było zrezygnować z etatu księgowej (na marginesie- księgowa pozostała). W każdym razie oprogramowanie od droższego producenta mimo swojej ceny często jest warte zainteresowania- pamiętajmy, że taki producent często oferuje telefoniczne wsparcie, dostarcza aktualizacje i dba o rozwój swojej aplikacji czego nie można z pewnością powiedzieć o darmowych odpowiednikach, które mogą nigdy nie doczekać się aktualizacji lub zawierać błędy, które nigdy nie zostaną załatane.

Czym powinniśmy się kierować wybierając serwis, który pomoże nam obsłużyć naszą rachunkowość? Oczywistymi elementami będą funkcje serwisu, jego cena, opinie, stabilność itp. Nie wolno jednak zapominać o sytuacjach, w których nie wszystko pójdzie dobrze- może się zdarzyć sytuacja gdy nie będziemy mogli wygenerować danego dokumentu lub po prostu nie będziemy potrafili poradzić sobie z jakimś zadaniem, którego wymaga od nas sporządzana akurat dokumentacja. W takiej chwili ważnym elementem jest wsparcie ze strony serwisu. Co to oznacza? Przede wszystkim serwis taki powinien mieć rozbudowany dział pomocy- tak aby można było samemu dotrzeć do rozwiązania nurtującego nas problemu. Następnym elementem jest tzw pomoc techniczna, która dotyczyć będzie nie tyle pytań w stylu „do jakiej rubryki wstawić dany koszt?” ale sytuacji gdy oprogramowanie będzie odmawiało współpracy bądź nie pracowało tak jak powinno. Oprócz tego najlepsze serwisy oferują jeszcze pomoc księgową- co oznacza po prostu dyżurującego księgowego bądź inną osobę np. doradcę podatkowego, do którego można zadzwonić i omówić dany problem.
Warto też zwrócić uwagę jak działa pomoc- czy jest to pomoc jedynie poprzez e-mail czy też w rachubę wchodzi również telefon? Jakie są godziny dyżuru technicznego (są serwisy gdzie serwis techniczny jest dostępny teoretycznie 24h/dobę)? To wszystko to aspekty które warto wziąć pod uwagę podczas wyboru właściwego dla nas serwisu rachunkowości online.

Jeśli zdecydowaliśmy, że w naszym przedsiębiorstwie dokumenty księgowe takie jak faktury będą wystawiane, archiwizowane itp. przy pomocy aplikacji do faktur online to musimy wiedzieć na czym polega korzystanie z tego typu rozwiązania.
Serwisów oferujacych rachunkowośc online jest bardzo dużo, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę frazę „faktura online” a szybko okaże się, że nawet nie jesteśmy w stanie optymalnie sprawdzić wszystkich rozwiązań, które oferuje nam sieć. Należy zatem skupić się na tych najbardziej znanych serwisach- z najlepszą opinią.
Zazwyczaj można założyć w takim serwisie konto testowe co jest bardzo dobrą okazją do wypróbowania funkcji danej aplikacji. Takie konto testowe ma zazwyczaj albo krótką ważność albo też nie możemy wystawiać takich dokumentów jakie byśmy chcieli- możemy tylko próbnie je obejrzeć. Aby otrzymać dostęp do wszystkich możliwości oprogramowania musimy opłacić odpowiedni abonament. Wysokość abonamentu jest zróżnicowana na podstawie tego jaki serwis wybierzemy oraz na jakie pakiety opcje zdecydujemy się w obrębie samego serwisu (część aplikacji oferuje takie pakiety). Warto jest zastanowić się, których modułów faktycznie będziemy używać, a z których możemy spokojnie zrezygnować aby obniżyć koszt abonamentu.
W zależności od serwisu, który wybierzemy oraz wspomnianych opcji, na które się zdecydujemy opłata miesięczna zwykle będzie wynosić od 30 zł do 80 zł. Nie jest to więc szczególnie duża opłata zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę koszty obsługi przez biuro rachunkowe lub księgową.

Czy w ogóle rachunkowość online może mieć przewagę nad tradycyjną rachunkowością? To zależy jakie są nasze potrzeby. Jak wiadomo posiadanie zaplecza księgowego wiąże się z kosztami związanymi z utrzymaniem stanowisk, pracowników itp. Jest zrozumiałe, że decydują się na takie rozwiązanie duże firmy- trudno oczekiwać żeby szef dużego przedsiębiorstwa prowadził zaawansowaną rachunkowość. W takim momencie zatrudnienie księgowych jest uzasadnione. Jednak jest wiele firm, które nie mają potrzeby wystawiana tak skomplikowanej dokumentacji jak w przypadku jednostek zatrudniających wiele pracowników lub w spółkach. Wiele takich „mniejszych biznesów” decyduje się na zdjęcie z siebie przymusu prowadzenia księgowości i przekazuje ten obowiązek do biura rachunkowego. Wiąże się to z opłatami rzecz jasna a w mikro firmach zwykle pieniądz nie przelewa się więc te np. 300 zł miesięcznie mogłoby być przeznaczone na inny cel- ZUS bądź premie pracownika (ogólnie-spożytkowane). Jak zatem załatwić sprawę prowadzenia księgowości we własnej firmie? Obecnie bardzo popularnym sposobem stosowanym przez osoby prowadzące własną działalność jest samodzielne sporządzanie księgowości z pomocą serwisów rachunkowych online (czyli swoistych biur rachunkowości online). Opłata w takim serwisie jest dużo mniejsza niż nawet najtańsze biuro rachunkowe i nie zależy od ilości wystawionych dokumentów. Istnieją również możliwości przesyłania druków do odpowiednich urzędów np. deklaracji VAT, VAT-R. Można również prowadzić w takim serwisie własną księgę przychodów i rozchodów.

Od kilku lat istnieje, regulowana przez polskie prawo, możliwość przesłania deklaracji podatkowej poprzez internet. Jest to prawdziwa wygoda ponieważ oszczędza nasz czas, czas urzędników itd. Im więcej ludzi złoży deklaracje przez internet tym mniejsze kolejki w urzędzie, mniejsze koszty pracy urzędu i ogólnie mniej problemów. Do niedawna istniał jednak poważny problem stanowiący znaczną przeszkodę w składaniu deklaracji podatkowych poprzez sieć. Mianowicie chodzi o wymagany do niedawna tzw. elektroniczny podpis kwalifikowany, którym należało uwierzytelniać wszelkie dokumenty składane przez nas przez internet. Uzyskanie podpisu elektronicznego nie było prostą procedurą i oznaczało również dodatkowe koszty oraz dodatkowy problem. Na skutek tego niewielka część składających deklaracje wykonała tę czynność przez internet. Taka sytuacja miała miejsce do 2009 roku kiedy to zniesiono obowiązek podpisu elektronicznego dla niektórych dokumentów. Skutek był natychmiastowy a ilość dokumentacji złożonej przez system internetowy zwiększa się lawinowo z roku na rok. Ponadto ma na to wpływ również stopniowe zwiększanie ilości i rodzaju deklaracji oraz innych dokumentów, które są możliwe do złożenia i autoryzacji bez wychodzenia z domu. Dzięki takim rozwiązaniom jak system ePUAP można mieć nadzieję na stopniową informatyzację społeczeństwa i choć z pewnością zmiana ta nie powstanie w przeciągu kilku lat to kroki takie jak ten są wielce istotne w poszerzaniu zasięgu elektronicznej administracji.

W polskim prawie zachodzi wiele zmian- część z nich jest skutkiem porozumienia z Unią Europejską i wprowadzaniem w życie jej dyrektyw. Skutkują one uproszczeniami, nowymi możliwościami i udogodnieniami administracyjnymi, które dotyczą nie tylko przedsiębiorców. Można by tu wymienić powiększający się zakres dokumentacji, którą można złożyć do urzędu przez internet (nawet bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego np. poprzez platformę ePUAP i inne). Możliwości rosną otwierając nowe drogi dla przedsiębiorców, zwłaszcza właścicieli mikro- i małych firm. Jeśli rząd promuje otwieranie nowych działalności gospodarczych, dotuje te przedsiębiorstwo i ułatwia im działalność to jest to naprawdę dobra okazja żeby rozpocząć swój własny biznes. Przykładem takich zmian jest przygotowywana zmiana w ustawie o VAT, która dotyczyć będzie wystawiania faktur VAT- uproszczonych (już w tej chwili istnieje możliwość pomijania pewnych zapisów na niektórych dokumentach na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów- dotyczy to głównie biletów). Zmiana ta dotyczyć ma dokumentów księgowych, których wartość nie przekracza 100 euro (wartość jest wyrażona w euro ponieważ zmiana w prawie jest związana z dostosowywaniem prawa polskiego do przyjętych dyrektyw Unii Europejskiej). Wdrażanie tego prawa już się rozpoczęło a planowym dniem wejścia w życie nowelizacji ustawy o VAT jest dzień 1 stycznia 2013 roku- można zatem stwierdzić, że zmiany dokonują się szybko i na naszych oczach.